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货代操作流程

  根据货代的工作特征,日常工作中货代操作流程划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他”各环节,各环节相辅相成。

 

  一、货代操作流程的接单部分

  接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节,一般要求接单必须快捷、高效,在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。(注)对于部分无法短时间内确认的信息,依然必须及时安排并予以跟踪,如根据客户和操作需要流转到下一环节,先安排流转后跟进处理,以保证下一环节的有序操作。

  1、审核客户委托内容和确认客户服务要求(客服或者接单员)

  (1)接单人员必须预先审核客户的委托内容。

  客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

  (2)接单人员必须预先确认客户服务要求。(客服或者接单员)

  普通服务要求一般包括是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。到/预付订舱确认即对(1)内容的确认;对于拖车/内装、商检和报关的服务要求,必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等,注明在客户订舱单上。特殊服务要求一般包括是否需要:普通服务外其他的附加服务。对于特殊服务要求,必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排。

  2、运价核对、确认(客服或者接单员)

  客服人员收到订舱单后,必须对运价和其他服务费用进行确认。

  (1) 对来自销售部的业务,须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确,并由销售员在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱。(注) 特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认

  (2) 对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。

  3、舱位确认(客服或者接单员)

  根据客户委托,确认反馈符合要求的舱位。

 

  二、货代操作流程的订舱部分

  一般要求预定开航日7天前必须安排订舱,对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱,旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱,对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。

  1、新建委托 (订舱操作员)

  订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案,输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此:业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次(如可能)、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量,以及代理(如需要)等。

  2、订舱过程(订舱操作员)

  订舱过程包括以下环节:膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等,任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。订舱完毕后,应及时将配舱信息输入操作系统,输入时应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。

  3、舱位通知 (订舱操作员)

  无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务,订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户,确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确,以免造成混淆。如有问题,积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。

 

  三、拖车/内装(调度)

  客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求,必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核,对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。

  1、拖车安排

  (1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排

  (2) 根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的拖车时间时间;如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险

  (3) 安排拖车前,根据前期约定的拖车服务时间要求,提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点

  (4) 同客户确认时间要求后,在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约

  (5) 向拖车行委托时间,一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认);对于特种箱业务,必须同船公司确认空箱状况,必要情况下通知船公司提箱时间。

  (6) 安排拖车时,需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等

  (7) 必要情况下,应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂

  (8) 跟踪装箱、装箱单、进港

  (9) 其他注意事项

  在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场,避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认并登记对于客户业务退关,需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等,需立即通知客户,要求其书面确认并登记。

  2、内装安排

  (1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排

  (2)根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的装箱时间,如同客户具体情况有冲突,必须同客户协商并告知可能的风险

  (3) 根据前期约定的到货时间,提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间

  (4) 向仓库做内装委托,需向仓库发出书面委托。清晰显示配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、 协议费用等

  (5) 向仓库委托时间,一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认)

  (6) 向仓库委托时,必要情况下应注明提空柜的时间要求

  (7) 跟踪到货物情况

  (8) 跟踪装箱、装箱单、进港

 

  四、货代操作流程的报关部分(操作员)

  (1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排

  (2) 根据船公司、码头、航线和货物等情况,前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险

  (3) 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日,再次同客户确认报关资料的发送情况

  (4) 收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审,有问题立即处理

  (5) 在约定的报关日期前一工作日下班前,把完整的报关资料送报关行

  (6) 对于报关资料,要求复印留底;对于重要报关资料如核销单等,必须在做登记

  (7) 跟踪反馈报关结果

 

  五、货代操作的流程相关文件部分

  1、提单确认 (文件员)

  (1) 提单确认件的膳制和发送

  提单确认件的膳制和发送要及时,一般预定开航日2个工作日前必须发送

  (2) 催促提单确认件

  一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件

 

货代操作流程图,货代操作流程
货代操作流程图
 

 

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整理编辑:Sam

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